Lexware Office Integration

Überblick

Die Lexware Office Integration verbindet Ihre CRM-Daten mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Nach der Einrichtung können Sie Daten bidirektional synchronisieren und Dokumente direkt aus SalesBob erstellen:

Kunden und Produkte zwischen SalesBob und Lexware Office synchronisieren
Angebote aus offenen Deals und Rechnungen aus gewonnenen Deals erstellen
Synchronisierungsstatus verfolgen und Dokumente über Deep Links in Lexware aufrufen

Einrichtungszeit: 10-15 Minuten. Erfordert ein Lexware Office Konto und einen Professional- oder Enterprise-Tarif.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen Administratorzugang in SalesBob.
Sie benötigen ein Lexware Office (lexoffice) Konto mit aktiviertem API-Zugang.
Die Lexware Integration ist in den Tarifen Professional und Enterprise verfügbar.
Halten Sie Ihren Lexware API-Key bereit -- Sie können diesen in Ihrem Lexware Office Konto unter den Entwicklereinstellungen generieren.

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Schritt 1: Lexware-Konto verbinden

Verknüpfen Sie Ihr Lexware Office Konto mit SalesBob über Ihren API-Key:

1 Gehen Sie in SalesBob zu Einstellungen → Lexware.
2 Geben Sie Ihren Lexware Office API-Key in das Verbindungsfeld ein.
3 Klicken Sie auf Verbinden, um die Verbindung zu überprüfen.
4 Eine grüne Erfolgsmeldung bestätigt, dass SalesBob mit Ihrem Lexware-Konto kommunizieren kann.

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Schritt 2: Kontakte aus Lexware importieren

Übernehmen Sie bestehende Kontakte aus Lexware Office in SalesBob:

1 Auf der Lexware-Einstellungsseite finden Sie den Bereich Kontakte importieren.
2 Klicken Sie auf Importieren, um alle Kontakte aus Lexware abzurufen.
3 Importierte Kontakte werden als Kunden in SalesBob erstellt und mit ihrer Lexware-ID verknüpft.
4 Bestehende Kunden mit übereinstimmenden Lexware-IDs werden aktualisiert statt dupliziert.

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Schritt 3: Artikel aus Lexware importieren

Übernehmen Sie Ihren Produktkatalog aus Lexware Office:

1 Auf der Lexware-Einstellungsseite finden Sie den Bereich Artikel importieren.
2 Klicken Sie auf Importieren, um alle Artikel aus Lexware abzurufen.
3 Artikel werden als Produkte in SalesBob mit Preisen und Beschreibungen erstellt.
4 Produkte mit bestehenden Lexware-IDs werden automatisch aktualisiert.

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Schritt 4: Kunden nach Lexware synchronisieren

Übertragen Sie Kundendaten von SalesBob nach Lexware Office:

1 Öffnen Sie eine beliebige Kundendetailseite in SalesBob.
2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Nach Lexware synchronisieren.
3 Der Kunde wird in Lexware Office mit allen relevanten Feldern erstellt oder aktualisiert.
4 Die Lexware-Kontakt-ID wird für zukünftige Synchronisierungen und Deep Links gespeichert.

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Schritt 5: Produkte nach Lexware synchronisieren

Übertragen Sie Produkte von SalesBob nach Lexware Office:

1 Öffnen Sie eine beliebige Produktdetailseite in SalesBob.
2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Nach Lexware synchronisieren.
3 Das Produkt wird als Artikel in Lexware Office erstellt oder aktualisiert.
4 Preis- und Beschreibungsdaten werden automatisch synchronisiert.

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Schritt 6: Angebote & Rechnungen erstellen

Erstellen Sie Buchhaltungsdokumente direkt aus Ihren Deals:

1 Öffnen Sie einen Deal in SalesBob, der Positionen und einen verknüpften Kunden hat.
2 Klicken Sie bei offenen Deals auf Angebot erstellen, um ein Angebot in Lexware Office zu generieren.
3 Klicken Sie bei gewonnenen Deals auf Rechnung erstellen, um eine Rechnung in Lexware Office zu generieren.
4 Ein Deep Link wird im Aktivitätsprotokoll des Deals hinzugefügt, über den Sie das Dokument direkt in Lexware öffnen können.

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Schritt 7: Synchronisierungsprotokoll prüfen

Überwachen Sie alle Synchronisierungsaktivitäten:

1 Gehen Sie zu Einstellungen → Lexware und scrollen Sie zum Bereich Synchronisierungsprotokoll.
2 Das Protokoll zeigt alle Synchronisierungsvorgänge mit Zeitstempeln, Status und Details.
3 Fehlgeschlagene Synchronisierungen zeigen Fehlermeldungen an, die bei der Diagnose helfen.
4 Aktivitätsprotokolleinträge sind auch auf den einzelnen Deal- und Kundenseiten sichtbar.

Tipps & Best Practices

Kunden vor Dokumentenerstellung synchronisieren -- stellen Sie sicher, dass der Kunde in Lexware existiert, bevor Sie ein Angebot oder eine Rechnung erstellen, um Fehler zu vermeiden.
Produkte synchron halten -- synchronisieren Sie Produkte nach Lexware, bevor Sie Dokumente erstellen, damit die Positionen Ihrem Artikelkatalog entsprechen.
Deep Links nutzen -- klicken Sie nach der Dokumentenerstellung im Aktivitätsprotokoll des Deals auf den Link, um das Dokument direkt in Lexware Office anzuzeigen oder zu bearbeiten.
Synchronisierungsprotokoll regelmäßig prüfen -- überprüfen Sie das Protokoll auf der Lexware-Einstellungsseite, um fehlgeschlagene Synchronisierungen frühzeitig zu erkennen.
API-Key-Sicherheit -- behandeln Sie Ihren Lexware API-Key wie ein Passwort. Nur Administratoren können die Integrationseinstellungen einsehen und ändern.