Buchungskalender einrichten

Überblick

Der Buchungskalender ermöglicht es Ihren Kunden, Termine mit Ihnen zu vereinbaren, ohne langwierigen E-Mail-Austausch. Sie verbinden einen Kalenderanbieter, legen fest, wann Sie verfügbar sind, erstellen Terminarten mit bestimmten Dauern und Regeln und teilen einen öffentlichen Buchungslink. Dieser Leitfaden behandelt die vollständige Einrichtung:

Verbindung eines Kalenderanbieters (Microsoft 365, Google oder CalDAV)
Festlegung Ihrer wöchentlichen Verfügbarkeit und Pufferzeiten
Erstellung von Terminarten mit Dauer, Einschränkungen und benutzerdefinierten Fragen
Teilen Ihrer öffentlichen Buchungsseite und Verwaltung eingehender Buchungen

Geschätzte Zeit: 10-15 Minuten für die Ersteinrichtung.

Bevor Sie beginnen

Ihr Konto muss den Professional-Plan oder höher haben. Der Buchungskalender ist im Starter-Plan nicht verfügbar.
Sie benötigen Zugangsdaten für Ihren Kalenderanbieter (Microsoft 365, Google Workspace oder einen CalDAV-Server).
Stellen Sie sicher, dass Ihre Zeitzone in Ihren SalesBob-Profileinstellungen korrekt eingestellt ist.
Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, muss Ihr Administrator möglicherweise die OAuth-Berechtigung für die Kalenderintegration erteilen.

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Schritt 1: Kalender verbinden

Verbinden Sie zunächst einen Kalenderanbieter, damit SalesBob Ihre Verfügbarkeit prüfen und Termine erstellen kann:

1 Gehen Sie zu Einstellungen → Buchungskalender und klicken Sie auf Kalender verbinden.
2 Wählen Sie Ihren Anbieter: Microsoft 365, Google Calendar oder CalDAV.
3 Führen Sie den OAuth-Autorisierungsablauf durch (Microsoft/Google) oder geben Sie Ihre CalDAV-Server-URL und Zugangsdaten ein.
4 Nach der Verbindung wählen Sie aus, welche Kalender auf Konflikte geprüft werden sollen. Sie können mehrere Kalender verbinden, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
5 Wählen Sie einen primären Kalender, in dem neue Buchungen erstellt werden.

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Schritt 2: Verfügbarkeit festlegen

Legen Sie die Zeiten fest, in denen Kunden Termine bei Ihnen buchen können:

1 Navigieren Sie zum Tab Verfügbarkeit auf der Buchungskalender-Einstellungsseite.
2 Erstellen Sie Ihren Wochenplan, indem Sie jeden Tag aktivieren oder deaktivieren und die verfügbaren Zeiten angeben (z. B. Montag-Freitag 9:00-17:00).
3 Konfigurieren Sie Pufferzeiten zwischen Terminen, um sich eine Pause zu gönnen (z. B. 15 Minuten vor und nach jeder Buchung).
4 Legen Sie das Buchungsfenster fest, um zu steuern, wie weit im Voraus Kunden buchen können (z. B. 2-60 Tage ab heute).
5 Definieren Sie eine Mindestvorlaufzeit, um kurzfristige Buchungen zu verhindern (z. B. mindestens 4 Stunden vor dem Termin).

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Schritt 3: Terminarten erstellen

Terminarten definieren, welche Arten von Meetings Ihre Kunden buchen können:

1 Klicken Sie auf Terminart hinzufügen und geben Sie einen Namen ein (z. B. „30-Minuten-Erstgespräch" oder „Produktdemo").
2 Legen Sie die Dauer fest (15, 30, 45 oder 60 Minuten) und wählen Sie eine Farbe zur visuellen Unterscheidung.
3 Laden Sie optional ein Titelbild hoch, das als Kachel auf Ihrer öffentlichen Buchungsseite angezeigt wird.
4 Fügen Sie benutzerdefinierte Fragen hinzu, die Eingeladene bei der Buchung beantworten müssen (z. B. „Welche Themen möchten Sie besprechen?").
5 Aktivieren oder deaktivieren Sie Microsoft Teams-Meetinglinks, damit automatisch ein Videoanruflink für jede Buchung erstellt wird.

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Schritt 4: Buchungsseite teilen

Jeder Benutzer erhält eine persönliche öffentliche Buchungsseite, die Kunden ohne Anmeldung aufrufen können:

1 Ihre Buchungsseiten-URL folgt dem Format /book/ihr-name/terminart und wird auf der Buchungskalender-Einstellungsseite angezeigt.
2 Teilen Sie den Link per E-Mail, auf Ihrer Website oder in Ihrer E-Mail-Signatur. Kunden sehen Ihre verfügbaren Terminarten als visuelle Kacheln.
3 Kunden wählen Datum und Uhrzeit aus Ihrer Echtzeitverfügbarkeit, geben ihre Daten ein und beantworten benutzerdefinierte Fragen, dann bestätigen sie.
4 Sie und der Kunde erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit den Termindetails und der Kalendereinladung.
5 Kunden können über Token-gesicherte Links in ihrer Bestätigungs-E-Mail umbuchen oder absagen.

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Schritt 5: Buchungen verwalten

Sobald Buchungen eingehen, können Sie diese im Buchungskalender-Bereich verwalten:

1 Alle kommenden und vergangenen Buchungen werden in der Buchungsliste mit Statusanzeigen (bestätigt, umgebucht, storniert) angezeigt.
2 Klicken Sie auf eine Buchung, um die vollständigen Details einschließlich der Antworten auf Ihre benutzerdefinierten Fragen zu sehen.
3 Stornieren Sie eine Buchung in der Detailansicht. Der Eingeladene erhält automatisch eine Stornierungs-E-Mail.
4 Automatische Erinnerungs-E-Mails werden vor dem geplanten Termin an die Eingeladenen gesendet.
5 Deaktivieren Sie eine Terminart jederzeit, um keine neuen Buchungen mehr anzunehmen, ohne die Art oder deren Verlauf zu löschen.

Tipps & Best Practices

Nutzen Sie Pufferzeiten großzügig. Eine 10-15-minütige Pause zwischen Terminen hilft Ihnen bei der Vorbereitung und vermeidet Ermüdung durch aufeinanderfolgende Meetings.
Erstellen Sie separate Terminarten für verschiedene Zwecke. Ein kurzer 15-Minuten-Check-in und eine 60-Minuten-Demo haben unterschiedliche Anforderungen.
Verbinden Sie alle Ihre Kalender für die Konfliktprüfung. Persönliche Termine in einem anderen Kalender können zu Doppelbuchungen führen, wenn sie nicht verbunden sind.
Fügen Sie eine benutzerdefinierte Frage zum Kontext hinzu. Wenn Sie das Thema vorab kennen, können Sie sich vorbereiten und das Meeting produktiver gestalten.
Legen Sie eine angemessene Mindestvorlaufzeit fest. Mindestens 4 Stunden verhindert kurzfristige Überraschungen und hält Ihren Kalender dennoch zugänglich.