Genau die richtigen Stunden abrechnen

Was Sie lernen werden

Mit der SalesBob-Zeiterfassung kann Ihr Team abrechenbare und nicht-abrechenbare Stunden pro Projekt erfassen. Stundensätze werden über eine vierstufige Hierarchie aufgelöst (Projekt → Kunde → Zuweisung → Rolle). Zeiteinträge werden vor der Abrechnung genehmigt; aus genehmigten abrechenbaren Stunden werden mit einem Klick Lexware-Rechnungen. Der Audit-Trail ist GoBD-freundlich: jeder Eintrag wird protokolliert und Stundensätze werden auf jedem Eintrag eingefroren, sodass historische Einträge sich nicht ändern, wenn Sätze später angepasst werden.

• Zeiterfassung aktivieren und Tätigkeitskategorien konfigurieren
• Stundensätze auf Rollen-, Kunden- und Projektebene festlegen
• Einträge manuell oder über den integrierten Timer erfassen
• Genehmigen, dann Lexware-Rechnungen aus genehmigten Stunden erstellen

⏱ Lesezeit: 8 Minuten

Eine kurze Admin-Einrichtung legt die Stundensatz-Hierarchie fest, die Ihr ganzes Team verwendet.

1. 1 Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung und aktivieren Sie die Funktion
2. 2 Konfigurieren Sie Rundung (z.B. jeden Eintrag auf 15 Minuten runden)
3. 3 Fügen Sie Tätigkeitskategorien hinzu, die Ihrer Abrechnung entsprechen (z.B. Entwicklung, Design, PM)
4. 4 Einstellungen → Ressourcenrollen: Standard-Stundensatz pro Rolle bestätigen
5. 5 Stundensätze pro Kunde überschreiben (Kundenseite → Sätze) oder pro Projekt (Projektseite → Sätze) für Sondersätze

Einträge können manuell nachträglich erfasst oder live mit dem Timer aufgezeichnet werden.

1. 1 Öffnen Sie ein Projekt → "Zeit erfassen"
2. 2 Wählen Sie das Teammitglied (Standard: Sie selbst), Rolle und Tätigkeitskategorie
3. 3 Geben Sie Datum, Stunden (oder Minuten) und eine kurze Beschreibung ein
4. 4 Aktivieren Sie abrechenbar / nicht abrechenbar
5. 5 Speichern – der Stundensatz wird jetzt eingefroren und ändert sich später nicht, auch wenn Sätze aktualisiert werden

Für Echtzeit-Erfassung läuft der Timer in der Top-Leiste parallel zur Arbeit.

1. 1 Klicken Sie auf den Play-Button in der Top-Leiste
2. 2 Wählen Sie ein Projekt und optional eine Rolle
3. 3 Klicken Sie Stop, wenn Sie fertig sind – ein Entwurfseintrag wird mit der gemessenen Zeit erstellt
4. 4 Verfeinern Sie die Beschreibung und speichern Sie den Entwurf

Genehmigte abrechenbare Einträge sind für die Rechnungsstellung qualifiziert. Manager und Admins genehmigen.

1. 1 Öffnen Sie ein Projekt → Zeit → Genehmigen
2. 2 Genehmigen Sie einzelne Einträge oder den gesamten Stapel auf einmal
3. 3 Genehmigung wird im Audit-Trail mit Zeitstempel und Genehmiger protokolliert
4. 4 Genehmigte Einträge können bis zur Abrechnung weiterhin bearbeitet werden

Wenn Lexware Office verbunden ist, können genehmigte abrechenbare Stunden als Entwurfsrechnung an Lexware übertragen werden.

1. 1 Gehen Sie zu /billing und wählen Sie einen Deal mit genehmigten abrechenbaren Stunden
2. 2 Prüfen Sie die Aggregation – Einträge gruppiert nach (Rolle, Stundensatz)
3. 3 Klicken Sie "Rechnung erstellen" – SalesBob überträgt einen Entwurf an Lexware
4. 4 Verknüpfte Einträge wechseln in Status "abgerechnet"; fehlgeschlagene Übertragungen behalten die Rechnungszeile, lösen aber Einträge, sodass Sie es erneut versuchen können
5. 5 Öffnen Sie den Entwurf in Lexware zur Prüfung und zum Versand an Ihren Kunden