Erforderliche Kundendokumente verfolgen

Was die Checkliste leistet

Dateikategorien definieren den Dokumententyp (z. B. Versicherung, Vertrag, Ausweis). Erforderliche Dokumente verknüpfen eine Kategorie mit einem bestimmten Kunden und machen dieses Dokument zur Pflicht. Beim Upload wird eine Datei mit Kategorie und Ablaufdatum versehen — um den Rest kümmert sich SalesBob.

Mandantenweit verpflichtende Kategorien gelten automatisch für jeden Kunden
Kundenspezifische Anforderungen ergänzen die Pflicht um weitere Dokumente
Jede Kategorie kann eine Standardgültigkeit in Tagen für automatische Ablaufdaten vorgeben
Erinnerungen 30 Tage vor Ablauf; abgelaufene Dokumente werden rot markiert

Geschätzte Einrichtungszeit: 10 Minuten für die ersten Kategorien.

Bevor Sie starten

Admin-Rechte werden benötigt, um Dateikategorien anzulegen oder zu bearbeiten.
Bestehende Uploads bleiben unberührt; Sie können sie nachträglich kategorisieren.
Ablauferinnerungen gehen an alle Nutzer, die Dokumentbenachrichtigungen aktiviert haben.

Dateikategorien anlegen

Dateikategorien gelten kundenübergreifend und sind überall wiederverwendbar.

1 Zu Einstellungen → Dateikategorien wechseln.
2 Auf Neue Kategorie klicken, benennen (z. B. "Haftpflichtversicherung"), Farbe wählen.
3 Standardgültigkeit in Tagen setzen — z. B. 365 für Jahreszertifikate.
4 "Für alle Kunden verpflichtend" aktivieren, wenn das Dokument universell gilt.

Kundenspezifische Anforderungen hinzufügen

Manche Dokumente sind kundenspezifisch — manuell zur Checkliste hinzufügen.

1 Einen Kundendatensatz öffnen und auf den Reiter Dokumente klicken.
2 Erforderliches Dokument hinzufügen klicken und eine Dateikategorie wählen.
3 Der Kunde zeigt diese Anforderung in der Checkliste, bis eine passende Datei hochgeladen ist.

Dateien mit Kategorie + Ablaufdatum hochladen

Ein Upload erfüllt die Anforderung.

1 Im Dokumente-Reiter auf Hochladen klicken oder eine Datei ziehen.
2 Kategorie wählen — falls eine Standardgültigkeit hinterlegt ist, wird das Ablaufdatum vorausgefüllt.
3 Ablaufdatum bei Bedarf anpassen; speichern.
4 Die Checkliste aktualisiert sich: grün = gültig, bernstein = läuft ab, rot = abgelaufen oder fehlt.

Auf Ablauf-Alerts reagieren

SalesBob informiert Eigentümer proaktiv über bald ablaufende Dokumente.

1 E-Mail-Benachrichtigungen 30 Tage vor Ablauf für jedes ablaufende Dokument.
2 Die Kundenliste zeigt ein Ablauf-Badge bei Kunden mit veralteten Dokumenten.
3 Neue Datei hochladen: die alte wird archiviert, das neue Ablaufdatum setzt den Zähler zurück.
4 Ablaufdaten als CSV aus der Kundenliste exportieren — für Audits.

Tipps & Best Practices

Mit ein oder zwei Pflichtkategorien starten — einfacher als zehn nachträglich füllen.
Die farbigen Kategorien-Badges helfen beim schnellen Scan des Dokumente-Reiters.
Standardgültigkeit ist ein Hinweis, keine Sperre — Nutzer können immer korrigieren.
Ablauf-Mails an ein geteiltes Postfach schicken, wenn Compliance Teamaufgabe ist.
Löschen einer Anforderung löscht keine Dateien — nur den "erwartet"-Marker.

Hilfe benötigt?

Wenn Ablauf-Mails ausbleiben, zwei Dinge prüfen: Das Dokument hat ein Ablaufdatum, und der Empfänger hat "Dokument läuft ab" unter Einstellungen → Benachrichtigungen aktiviert.

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Dokumentencheckliste & Ablauferinnerungen