Mit Circles steuern, wer was sieht

Wofür Circles gut sind

Circles sind leichtgewichtige Sichtbarkeitsgruppen. Wer in einem Circle ist, sieht die Datensätze, die mit diesem Circle geteilt wurden — alle anderen nicht. Typische Einsatzbereiche:

Vertriebsregionen trennen (EMEA, NA, APAC) ohne separaten Mandanten
Strategische Accounts nur für ein bestimmtes Team sichtbar machen
Freie Mitarbeiter oder Junior-Reps von vertraulichen Deals fernhalten
Einen Kunden mit einem Partnerteam teilen, ohne den Rest preiszugeben

Geschätzte Einrichtungszeit: 10 Minuten für den ersten Circle.

Bevor Sie starten

Sie benötigen Admin-Rechte, um Circles anzulegen und zu bearbeiten.
Admins sehen immer alle Datensätze, unabhängig von der Circle-Zugehörigkeit.
Bestehende Datensätze behalten ihre Sichtbarkeit, bis Sie sie explizit einschränken.

Circle anlegen

Definieren Sie die Gruppe und laden Sie Mitglieder ein.

1 Zu Einstellungen → Circles wechseln.
2 Auf Neuer Circle klicken und einen Namen vergeben (z. B. "Vertrieb EMEA").
3 Teammitglieder hinzufügen — Nutzer können mehreren Circles gleichzeitig angehören.

Datensatz einschränken

Legen Sie die Sichtbarkeit pro Datensatz beim Anlegen oder im Bearbeiten-Dialog fest.

1 Einen Kunden, Deal, eine Datei oder ein Projekt öffnen.
2 Sichtbarkeit auf Mandant, Circle oder Nur Eigentümer setzen.
3 Bei "Circle" wählen Sie, welcher Circle den Datensatz sehen darf.
4 Speichern — Nutzer außerhalb des Circles sehen den Datensatz nicht mehr in Listen, Suche oder Autovervollständigung.

Zugriff prüfen

Verifizieren Sie die Einschränkung, bevor Sie sich bei sensiblen Daten darauf verlassen.

1 Als Nutzer außerhalb des Circles anmelden und prüfen, dass der Datensatz nicht sichtbar ist.
2 Auch verknüpfte Listen prüfen (Deals am Kunden, Dateien am Deal) — der Filter greift überall.
3 Admins sehen den Datensatz immer — das ist für revisionssichere Einsicht beabsichtigt.

Tipps & Best Practices

Beginnen Sie mit einem Circle pro Abteilung — nicht gleich überorganisieren.
Nutzen Sie Nur Eigentümer für persönliche Entwürfe, die noch nicht geteilt werden sollen.
Sichtbarkeit ändern ist kostenlos und sofort wirksam — passen Sie sie bei Teamwechseln an.
Notizen am Deal erben die Sichtbarkeit des Deals — keine separate Einstellung nötig.
Beim Löschen eines Circles bleiben die Datensätze erhalten, die Freigabe entfällt aber — vorher umschreiben.

Hilfe benötigt?

Wenn ein Datensatz für einen Nutzer plötzlich nicht mehr sichtbar ist, prüfen Sie zuerst die Circle-Zugehörigkeit — der häufigste Grund ist ein Wechsel in einen anderen Circle.

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Sichtbarkeit mit Circles steuern